Para la admisión el cliente NO tiene que rellenar impreso alguno, los datos que se insertan en IRIS, se recogerán del documento que aporta el cliente o verbalmente.
Para realizar la admisión de un Fax o de un Burofax, se despliega en IRIS en menú admisión la opción Burofax/Fax. En la pantalla emergente se elige el tipo de producto correspondiente.
Si el cliente desea enviar unos documentos a un número de fax determinado se elige el producto "FAX" (nacional o internacional).
Si el cliente desea enviar unos documentos a un destinatario que no dispone de servicio de fax se elige el producto "BUROFAX" (nacional o internacional), para que estos sean entregados en el domicilio del destinatario, también puede dirigirse a un Apartado o a Lista de Correos.
Si el Burofax se remite a un destino internacional se informa en "País Destino" las iniciales del mismo, en caso de desconocerlas pulsar en la lupa para su localización.
El Burofax solo puede dirigirse a un único destinatario, por lo que aunque la dirección sea la misma, si el cliente quiere enviar un Burofax a varios destinatarios deberá confeccionar tantos Burofax como destinatarios haya.
El remitente tiene la facultad de solicitar que sus datos sean ocultados al destinatario, de forma que no se transmiten a destino, pero quedan disponibles para la resolución de posibles incidencias en la oficina de admisión. Para ello se activará la casilla "Ocultar datos del remitente".
También está activada la opción de enviar el resguardo de admisión del burofax al email que el remitente indique, para ello es necesario activar el check "Envío formulario por email”.
Si un mismo remitente va a enviar varios Burofax a diferentes destinatarios deberemos activar el check de Admisión múltiple, de esta forma quedan bloqueados los Datos de origen y evitaremos tener que cumplimentarlos nuevamente para cada envío. Cuando se haya dado de alta el último Burofax se ha de pulsar en "Fin Adm. Múltiple"; de este modo en el resguardo de imposición para el cliente aparecerán agrupados todos ellos junto al condicionado del servicio. En caso de dar de baja algún Burofax de esa admisión múltiple se genera automáticamente un nuevo resguardo con la relación de los envíos correctos, en el que no figura el anulado. El primer resguardo debe ser destruido.
Si el cliente dispone de contrato, hay que activar la opción de pago diferido, esta opción solo se activa en el Burofax Premium, y hay que detallar el número de cliente y de contrato correspondiente. El importe de dichas admisiones, no subirá a bolsa.
En caso de festividad en la localidad de destino, IRIS presentará una ventana informando de esa contingencia. En este caso, si el cliente decide a pesar de todo enviar el fax, se debe anotar en el reverso del mismo la indicación "Advertido del posible retraso" y recabar la firma del remitente bajo la anotación.
Es importante que se rellenen correctamente los datos que facilitan los clientes para evitar tener que modificarlos desde mantenimiento. Si se han de modificar, siempre se ha de hacer el mismo día de admisión y antes de que el Burofax haya sido transmitido. Los datos que se pueden modificar son los de remitente y destinatario, nunca los valores añadidos.
Si el Burofax fue necesario postalizarlo, o transmitido por partes, se debe guardar en el mueble archivador copia del Burofax, para poder atender posibles solicitudes de certificación de imposición a posteriori, ya que al no haber sido transmitido por fax no se ha podido guardar en e-documento.
En el caso de envíos dirigidos a otros países, solo se podrá emitir certificación de imposición, o copia certificada de Burofax impuestos en nuestras oficinas, es por ello que la certificación ha de solicitarse en el momento de la imposición ya que la oficina no guardará documentos y de los Burofax internacionales no se guarda copia en e-documento. En este sentido, es necesario informar al cliente que para que la certificación tenga validez en el país de destino, deberá ir al consulado de dicho país en España y pedir que le visen la certificación expedida por nuestra oficina.
Queda excluida de este servicio la petición de aclaración sobre la entrega de un Burofax, para este servicio se utilizará la solicitud de "Certificación de entrega".
Insertados los datos en el sistema, se leerán al cliente los datos grabados antes de aceptar la grabación en IRIS, para corregir posibles errores.
Una vez confirmados se pulsa "Aceptar" y aparece en pantalla la imagen de la tableta con todos los datos del Burofax para que el cliente pueda comprobarlos y firmar la aceptación de los mismos y el sistema da de alta el Fax/Burofax, generando la carátula con su número y todos los datos informados. Esta carátula acompañará siempre a los documentos a transmitir, en ella figuran también la fecha, hora de admisión, tipo y oficina de admisión.
En la carátula figura el número de teléfono al que hay que enviar el Fax/Burofax. Junto a la carátula el sistema imprime otra hoja con el resguardo y el condicionado legal, que ha de entregarse al cliente, salvo que se haya elegido la opción de envío por mail, donde recibirá el resguardo.
Cuando el número de Burofax a enviar sea elevado y el cliente no vaya a permanecer en la oficina hasta que se termine la admisión de dichos envíos, deberá aportar una relación donde figure detallado:
Esta relación tiene que estar firmada por el remitente y, en caso de ser persona jurídica, además debe aparecer el sello de la empresa o entidad. Esta relación se acompañará a los Burofax una vez admitidos y transmitidos como prueba del conforme con los datos de dichos envíos. En este caso al admitirlos en la tableta se selecciona la opción "Depositado por cliente".
En caso que los documentos a transmitir se presenten en un estado que hagan prever que no llegarán correctamente a destino, se hará constar dicha circunstancia en la cubierta del impreso, con indicación de que se hará la transmisión con riesgo del expedidor.
Si los datos impresos en la carátula del envío contienen algún error, que impida el correcto encaminamiento a destino, y el Burofax aún no ha sido transmitido, se pueden modificar los datos de remitente y destinatario, imprimiéndose de nuevo otra carátula y otro resguardo, en este momento se ha de destruir la primitiva para evitar errores.
En caso de ser necesario, para poder consultar los datos del envío y modificarlos, se tiene que acceder en el menú principal de IRIS a Gestión>>Mantenimiento>>Burofax/ Fax.
Realizada la admisión, generada la carátula y el resguardo con condicionado, se procede al cobro del importe correspondiente tanto si el cliente ha realizado un envío, como si ha realizado varios.
Una vez admitido el Burofax, se procede a su envío al número de teléfono del servidor (siempre es el 26666 ó 91 418 84 28). Esta transmisión debe ser inmediata.
Una vez que se realiza la transmisión del Burofax y ésta es correcta, el repositorio, encamina automáticamente el Burofax a la unidad de reparto correspondiente, para su entrega en el domicilio del destinatario, o a la oficina cuando la entrega es en lista o apartados.
Para la transmisión del Fax se procede de igual manera, sólo que se marcará siempre el número de fax facilitado por el cliente, que también figura en la carátula generada por el sistema. Esta transmisión debe ser inmediata, y en el caso de Fax antes de entregar el recibo al cliente.
Cuando se han transmitido tanto el Fax como el Burofax, el equipo fax emite un informe de transmisión, donde se indican el número de páginas transmitidas y el resultado de la transmisión. Si ésta no es correcta u ofrece alguna duda se repetirá hasta que el resultado sea el esperado.
Los documentos originales aportados por el cliente son devueltos a éste una vez que ha finalizado la transmisión con resultado positivo.
Los documentos que aportó el cliente NO se devolverán a éste cuando elige el servicio adicional de COPIA CERTIFICADA en el mismo momento de la admisión, hasta que ésta no se haya realizado por los responsables de la oficina.
En caso que el original se presente en un estado que haga prever que no llegará correctamente a destino, se anotará en la casilla de la carátula generada las siglas "RE"(Riesgo Expedidor) recogiendo la firma del cliente.
A fin de evitar problemas posteriores, no se dará por completamente admitido un Fax hasta que se haya podido realizar la transmisión al destinatario.
El proceso de transmisión en caso de incidencias será el siguiente:
Si no se consigue conectar con el terminal de destino en el envío de Fax hay que comprobar que se ha marcado correctamente y que el número coincide con el facilitado por el cliente, que figura en la carátula del envío de admisión.
Si a pesar de los intentos no se consigue conectar o no se garantiza que la transmisión se haya completado, se procederá (en la modalidad Fax) a comunicar al expedidor la imposibilidad de transmisión y ofertarle la posibilidad de utilizar la modalidad Burofax eligiendo, en caso de aceptarlo, una modalidad de entrega. De no aceptar la propuesta, se anula la admisión en IRIS del mensaje y se reintegra al expedidor el importe percibido.
Tanto si la transmisión es correcta como si no los documentos originales aportados por el cliente son devueltos a éste una vez que ha finalizado la transmisión con resultado positivo o negativo. Los documentos que aportó el cliente NO se le devolverán cuando elija el servicio adicional de COPIA CERTIFICADA, hasta que ésta no se haya realizado por los responsables de la oficina.
En el caso que el cliente que envíe un Burofax nacional prevea que va a necesitar con posterioridad a la transmisión copia certificada, no es necesario que deje los documentos depositados en la oficina ya que el archivo de los mismos se realiza en e-documento por el tiempo elegido en la admisión.